Преимущества использования заявки на закупку.

Заявки на закупку используются, когда сотрудникам отдела закупок необходимо сделать покупку или подать заявку на заказ от имени своей организации. Это запрос, направленный на информирование руководителей отделов или специалиста по закупкам о принятом решении, чтобы отдел закупок мог начать процесс закупки. Финансовый отдел также будет использовать этот запрос для управления процедурами отчетности с бухгалтерским отделом. В любом бизнесе всегда существует спрос на товары и услуги. Когда руководители отделов могут размещать заказы напрямую у поставщиков, существует возможность мошенничества.



Как избежать мошенничества?

Чтобы предотвратить мошенничество, отдел закупок должен размещать заказы у поставщиков и управлять потоком заказов. Процесс размещения заявки в в программе Корпос гарантирует, что мошенничество предотвращено и организации получают выгоду за свои деньги.

Правильная последовательность действий

- В этом процессе отдел закупок не заказывает товары напрямую у поставщиков.
- Вместо этого должен быть официальный запрос от конкретного отдела.
- Когда команда получает заявку, она должна просмотреть ее и предпринять необходимые действия.
- Действия могут заключаться в одобрении, изменении или даже отклонении запроса, но в этом случае они должны обосновать свое решение. Утвержденная заявка на закупку дает отделу закупок полномочия на составление заказа; с заявкой (в качестве доказательства) его легко отследить в случае возникновения проблем с активами организации. Когда компания требует, чтобы все заказы обрабатывались централизованно отделом закупок, управление всем процессом закупок становится простым.